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社員の予定管理を変える

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情報共有で業務効率アップ

会社で仕事をしていると、意外と手間が掛かるのが「スケジュール管理」です。会議一つ開くにしても、上司や同僚の予定を確認し、会議室を抑え、出席者に資料を配るなど様々な調整が必要になりメールを何往復もしている、という方も多いのではないでしょうか。そんな悩みを解決するのに役立つのが「スケジュール管理ソフト」です。専用ソフトを使う最大のメリットは、社内全体でリアルタイムに情報を共有できる点です。社員それぞれが、自分のPCやスマホで入力したスケジュールを一覧にして見ることができます。また、会議室や社用車などの利用予約もまとめて入力しておけば、空き状況の共有も同時に図ることができます。また、情報共有の機能を活かして活動記録の報告を行うこともできます。専用アプリを使って、スマホで撮った写真を共有できる機能を提供するソフトも出てきています。その為、単に日報としてだけではなく、現場の写真やホワイトボードの文字をそのまま共有することがきるのです。更に、ソフトにアクセスさえできれば出先からでも確認ができるため、外出中の上司に決裁申請を依頼したり、出張中の同僚と進捗状況の確認をするのにも活用できます。現在、様々な業者からスケジュール管理ソフトが出ていますが、どれを選ぶかにおいて一番大切なのは「情報管理がきちんとなされているか」です。オンライン上で情報管理するため、暗号化がなされているかなど対策を確認しましょう。また、近年では社員が個人のSNS上に写真をアップしてしまうことで起きた情報漏えい事件も話題になっています。他のアプリやSNSからのアクセスを制限する機能も備わっていると安心です。情報漏えいリスクに備えつつ、スケジュール管理をオンライン上で行うことで、業務の効率化や社員の結束強化に繋げていきましょう。

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